El 2020 quedará en la historia como “el año del gran salto a la digitalización”. En los últimos 11 meses, innumerables empresas (y las personas que trabajan en ellas) tuvieron que migrar vertiginosamente al mundo digital para asegurar su sobrevivencia. El teletrabajo, el almacenaje de documentos, digitalización de información, gestión remota de inventarios, el servicio al cliente omnicanal, etc. llegaron para quedarse, pues son esenciales para suplir las nuevas necesidades de la sociedad y donde la gestión de la información cobra especial relevancia.

Desde hace años las investigaciones y proyecciones de Oracle, Forrester y Gartner ya habían advertido sobre la importancia de prepararse para esta nueva eran digital. Ahora, lo que se viene para los próximos años indican la necesidad de implementar procesos automatizados para reducir los errores humanos, aumentar la eficiencia, garantizar la transparencia y mantener la trazabilidad.

El primer paso para poder conseguir todo esto, es iniciar el camino de la gestión de información, sin ella, no es posible solucionar necesidades como almacenamiento, tratamiento y difusión que permite convertir el conocimiento corporativo y utilizarlo para implementar decisiones pragmáticas. En síntesis, disponibilizar tiempo e información para mejorar la toma de decisiones de las personas.

Un gran ejemplo donde entran en juego la gestión de información son las automatizaciones robóticas y la integración de sistemas y … las empresas de hoy requieren automatizar funciones que se hacen en forma manual e integrar plataformas de información que estaban en distintos repositorios. Sin embargo, nos esperan algunos años para llegar a un estadio de total digitalización en las empresas; mientras tanto, las compañías que están iniciando su transición deben contar con un plan de digitalización de procesos donde puedan convivir y así integrar ambas realidades siendo la transformación digital el componente fundamental en la estrategia de toda empresa que desee una larga vida en esta nueva era digital.

La Automatización Robótica de Procesos es una tecnología de habilitación digital que utiliza scripts para automatizar tareas rutinarias en la empresa, como la carga y actualización de datos en tiempo real, dejando el trabajo verdaderamente importante a los colaboradores y líderes. Las herramientas se enlazan con las diferentes aplicaciones que utiliza la empresa para sus procesos, eliminado errores importantes, acelerando los tiempos de ejecución y reduciendo costos además de tomar por completo el control de las actividades rutinarias sin tener que esperar la intervención de terceros o del offline.

Veamos el rango de acción de automatizaciones e integraciones en empresas b2b y b2c:

Facturación Electrónica: La facturación electrónica ha permitido mejorar considerablemente los procesos de las empresas, pero muchas veces el tener esta información y no saber administrarla es igual de contraproducente que no tenerla. En este ámbito, por medio de algoritmos se es capaz de generar soluciones que gestionan de forma automática la facturación electrónica, cargan contabilizaciones, aceptaciones en los sitios web de impuestos, rechazos, informes e integraciones con otros sistemas relacionados.

Integración de datos y plataformas: En las compañías la comunicación es multidireccional y constante, esta comunicación se produce ya sea con proveedores, clientes (externos e internos), empresas relacionadas, entidades bancarias, empresas de servicio, entre otros. A su vez esta comunicación en su gran mayoría se produce por intermedio de procesos manuales o bien en lenguajes diferentes, lo que la dificulta y se traduce en mayores costos e ineficiencia.

Bajo este escenario, esta tecnología puede capturar las distintas reglas del negocio, estándares de calidad, protocolos de cumplimiento e integra a los interlocutores en un solo lugar, evitando duplicidad de esfuerzos y pérdida en el foco.
Disponibiliza tiempo

Al automatizar procesos, libera de tiempo a las personas que debían realizar tareas manuales repetitivas y que ahora pueden dedicar al análisis de la información y así mejorar la calidad de las decisiones críticas. Además, al liberarse de las tareas repetitivas, las personas pueden centrarse más en la interacción con los clientes, la gestión de las relaciones y otras actividades similares.

Calidad y Precisión

Los robots eliminan el trabajo extra o el teletrabajo y mejoran la calidad de la producción, drásticamente porque producen un 100% de precisión en los resultados del proceso. Estas soluciones como la digitalización de documentos y las automatizaciones robóticas son un paso clave hacia la transformación digital. Además de que puede gestionar la transición del archivo físico al digital reforzando la seguridad de los datos y optimizando el sistema documental de la organización.

Andrés Amigo, Gerente General de MegaArchivos y Co-Director Académico Diplomados de Logística, Facultad de Administración y Economía U. de Santiago de Chile. Ingeniero Civil, MBA Dirección de Empresas