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Alcanzar el 99% de efectividad en la preparación de pedidos es, prácticamente, una utopía; paradojalmente, es justamente este índice el que buscan alcanzar las áreas logísticas en sus centros de distribución, incorporando –para ello- tecnologías de alta vanguardia que viene a eficientar dichos procesos. Pero, entre tantas opciones ¿cómo se puede elegir la solución adecuada?…el reto es elegir objetivamente.

El grado de efectividad que se alcance en el proceso de Picking es, sin duda, un factor determinante al momento de evaluar el éxito de la operación logística y al mismo tiempo una de las actividades más críticas dentro de la cadena logística de una empresa. Pensémoslo así: Si el pedido no cumple el estándar de perfección todos los procesos anteriores y posteriores al mismo se ven afectados inevitablemente; ello sin contar que el objetivo final del proceso logístico: “la entrega en tiempo y forma de un producto” no se cumple, hecho que repercute negativamente en la relación cliente-empresa.

Además, es por todos sabido que el picking es uno de los procesos que consume más tiempo al interior del CD, representando, a su vez, buena parte del costo operativo general. No es de extrañar entonces que la mejora constante sea una premisa en lo que se refiere al diseño y desarrollo del mismo. El Picking es por definición un proceso perfectible y siempre desafiante.

RETOS FUTUROS Y PRESENTES DEL PICKING

Como se ha descrito, los profesionales logísticos que operan en los Centros de Distribución enfrentan constantes desafíos para reducir el costo de la operación, mejorar la productividad y aumentar la exactitud mientras reducen globalmente los costos operativos. En este esquema, el Picking es una de las operaciones que mayormente inciden en los costos de operación de un almacén y su correcta ejecución –por consiguiente- generará eficiencia de costos. Este es el principal reto a enfrentar y los factores más determinantes para el éxito es la implementación tecnológica y el capital humano.

En términos cuantitativos, tenemos que la preparación de pedidos puede absorber entre casi el 40% y el 60% del presupuesto de mano de obra directa en un CD. Como consecuencia, una herramienta tecnológica que facilite esta labor provee la habilidad de reaccionar positivamente frente a cambios en la preparación de pedidos generando indicadores económicos cruciales de costos y productividad. No obstante, aun el CD más automatizado está bajo la dependencia de sus operadores para que trabaje eficazmente y con exactitud.

En este escenario, para la mayoría de las compañías, la alta rotación de empleados en el Centro es una realidad. Constantemente se generan costos adicionales para contratar y entrenar a los empleados nuevos y, a menudo, la exactitud y productividad sufren por esto; y finalmente el cliente sufrirá las consecuencias. Si se tienen bajo control ambos factores, tecnología y capital humano, lo tercero será el control de los procesos.

Además, existe otro factor que genera dificultades en el proceso de preparación de pedidos: los tipos de canales. En el esquema multicanal que existe actualmente, los grandes retailers comercializan sus productos a través de diferentes canales de venta, ya sea una tienda virtual o física. La característica principal de esta combinación es que no realizan los mismos tipos de pedidos a cada cliente ni en las mismas cantidades. Por eso, no es extraño que actualmente un solo CD tenga que realizar operaciones de picking de tres o cuatro formas diferentes.

Para adoptar esta nueva forma de trabajar y proporcionar a los almacenes soluciones más innovadoras de preparación de pedidos, la primera opción de muchos minoristas es renovar su sistema de gestión de almacenes (WMS). Esta solución puede resultar costosa y lenta. Además, en la mayoría de los casos, en cuanto se logra implantar y poner en marcha la nueva tecnología, ya se necesita pensar en nuevas soluciones, ya sea picking por voz, pick to light o inteligencia artificial. Como se ve, nada está dicho en esta materia.

¿Cómo elegir, entonces, el mejor diseño operativo e implementación tecnológica para ejecutar un proceso de Picking eficiente en nuestro CD? Lo primero siempre será hacer las preguntas correctas al momento de definir nuestras necesidades (y la de los clientes), sólo así podremos saber si un sistema de Picking por Voz, por Luz u otra opción es la que mejor se incorpora a nuestra operación y, por consiguiente, entrega las eficiencias esperadas.

DE LAS TENDENCIAS TECNOLÓGICAS Y MÁS…

Hoy por hoy, el mercado tecnológico en torno a la administración de almacenes y las operaciones de picking –específicamente- es variado y se orienta a dar respuestas a las necesidades específicas de las empresas de los más diversos sectores y con los más diversos productos. Si bien se debe considerar que existen múltiples herramientas que pretenden agilizar, optimizar y hacer eficientes los procesos de picking de cada compañía, cabe recalcar que no existe un sistema universal ni fórmula mágica, ya que cada caso se debe analizar de forma personalizada. De poco sirven las herramientas sino se cuenta con un sistema de gestión que coordine los movimientos de forma correcta.

La tendencia mundial en logística como en otras áreas apunta hacia la automatización de los procesos, el picking no es la excepción. En esta línea, debemos destacar tres tecnologías en particular: Pick to light, voice picking y lectores manuales (Scanners). Cada una de ellas tiene sus ventajas y sus desventajas; y cada una constituye la solución adecuada para un determinado caso y contexto operacional, sin perjuicio de que puedan aplicarse –en un mismo CD- dos y hasta tres de estos sistemas.

Por otra parte, las evidentes diferencias y múltiples características de cada tecnología implican que, antes de ser implementadas, se deba llevar a cabo una evaluación de ciertos factores, tales como: la productividad de Picking en áreas de alta densidad; libertad en el uso de las manos por parte de los operadores, habilidad para encontrar las posiciones, la capacidad de proveer información o la disminución de los errores de “pickeo”. Es ante éstos y otros parámetros que las tecnologías comienzan a marcar sus diferencias y utilidades específicas.

Si se tiene en cuenta que la implementación tecnológica es, en sí misma, la vía para alcanzar mayores niveles de eficiencia en los procesos de Preparación de Pedidos; merece la pena recapacitar acerca de las características y ventajas de las actuales soluciones que el mercado ofrece para este proceso. Veamos:

Pick by Scan: Consiste en un método de preparación de pedidos bastante extendido, en el que los datos de los pedidos del sistema de ERP se envían a los dispositivos de registro de datos móviles, a través de la función de escaneo. Esta solución implica que los operarios escanean los artículos a agrupar, luego toman la cantidad indicada en el terminal móvil y confirman el proceso mediante la entrada de datos en el teclado.

Entre las ventajas que integra este tipo de soluciones se encuentran: el rápido procesamiento de la información y sin errores. Además, en este sistema no se requiere elaboración posterior manual de los datos. Gracias a la conexión directa al sistema de gestión de almacenes se realiza el seguimiento del estado actual de la preparación de pedidos y la gestión estratégica y optimización del orden de sucesión en la elaboración de los pedidos.

Pick by Light. Este método indica a los operarios, mediante señales luminosas, dónde se encuentra el artículo a agrupar dentro del almacén, o bien, en la zona de preparación de pedidos. Mediante una tecla de confirmación directamente desde el estante o con la entrada en el terminal móvil se realiza la confirmación del registro así como la notificación al software. ¿Qué ventajas presenta este sistema? Algunos de ellos son: la obtención de un elevado índice de picking (más volumen) gracias a tiempos de búsqueda más reducidos; que la modificación del stock se notifica de inmediato al sistema de gestión de almacenes y el hecho de que aquellos errores en la preparación de pedidos como artículos omitidos o bien que no están correctamente agrupados están prácticamente excluidos.

Pick to Light. Este método resulta muy interesante sobre todo para empresas con numerosas filiales. Aquí los pedidos entrantes en el CSB-System se comunican a los displays ubicados en la preparación de pedidos. Los operarios, cuyos artículos a agrupar se representan mediante diferentes colores en los displays, asignan los artículos pedidos a los displays, y por tanto a las filiales. Un pedido acabado se confirma, por ejemplo, en los denominados CSB-Racks, actualizándose las cantidades en el pedido. Entre las ventajas que presenta este sistema se cuentan: el manejo intuitivo y la liberación de las manos del operario; un elevado índice de picking a la vez que una tasa de error más reducida; el control automático de stocks mediante la función de inventario; entre otras.

Pick by Voice. En estos sistemas, el picking se realiza por voz y es de fácil manejo para el usuario. Los datos de los pedidos de los clientes del CSB-System se transforman en voz, recibiendo los operarios la orden respectiva mediante transmisión electrónica de voz en sus auriculares. Este método hace posible procesos seguros y sin errores. Gracias al uso de auriculares los operarios de la preparación de pedidos tienen las manos libres para llevar a cabo actividades esenciales, lo que les permite reaccionar de una forma más rápida y flexible. Este método alivia incluso la vista de los trabajadores. La confirmación del proceso de picking se realiza también por voz.

El fácil manejo para el operario, menores tiempos de iniciación, elevados índices de picking a la vez que una tasa de error más reducida son algunas de las ventajas que ofrece el Picking por Voz.

Pick by Vision.  Esta nueva técnica, en la que a los operarios se les transmite los datos de los pedidos mediante las denominadas gafas de datos, ofrece numerosas ventajas, especialmente en el caso de una alta densidad de picking, ya sea en el almacén de estanterías elevadas o bien en el picking a nivel del suelo. Según algunos analistas, los actuales ejemplos prácticos muestran un ahorro de tiempo de alrededor del 18% tras la implementación de esta tecnología. Por cierto, la tasa de error de ésta es muy baja.

Ahora bien, entre las ventajas que ofrece este sistema se cuentan: una elevada velocidad y rendimiento de picking; la reducción de errores de picking y con ello una elevada calidad en la preparación de pedidos; ergonomía para los operarios en los procesos.

PARA NO OLVIDAR…

Ya sea que elija uno u otro sistema de Picking, lo realmente relevantes es considerar que cada operación es única en su tipo, por lo cual una solución puede ser apropiada para una operación, mientras que para otra puede resultar un completo desastre. Así, al momento de evaluar cualquier solución tecnológica es importante realizar previamente un análisis a fondo de las necesidades actuales y futuras de su organización.

Lo cierto es que la elección de un sistema de picking eficiente no es una tarea fácil de abordar. No olvidemos que, si bien la implementación de ciertas tecnologías nos puede resultar atractiva en una primera instancia, pueden –a partir del análisis consiente- generar nefastas repercusiones a todo el proceso logístico.

Así, la implementación de uno u otro sistema de Picking con miras a lograr el “pedido perfecto” requiere la reflexión objetiva de las necesidades logísticas de la Compañía con miras a cumplir la promesa fundamental de la cadena de suministro: la entrega en tiempo y forma del producto al cliente.

Cuando vemos que la industria de la salud y los medicamentos evoluciona constantemente y se desarrolla bajo un manto de estricta calidad, las tecnologías asoman como una alternativa de ayuda a la operación de esta compleja industria. En momento en que la producción de medicamentos y la gestión hospitalaria tienen poco control sobre los costos, la logística asoma como una opción para, a través de la eficiencia, reducir costos y rentabilizar la industria.

El mundo farma y la industria de la salud, en general, es una de las más sofisticadas y tecnologizadas del mundo. El que sea considerado uno de los mercados más caros, fundamentalmente por la sensibilidad de los productos y su naturaleza, obliga a los actores involucrados a operar bajo los más altos estándares de calidad y eficiencia.

Hoy los productos farmacéuticos son las mercancías más reglamentadas, caras y frágiles que existen en el mundo, lo que obliga a una manipulación cuidadosa, condiciones específicas (trazabilidad-temperatura), en otras palabras, requiere de una logística de excelencia.

De acuerdo a un estudio presentado en el blog estadounidense Business Pundit, la industria farmacéutica asoma entre las que mayor cantidad de dinero mueve en el mundo. Se calcula que este mercado mueve unos 700 mil millones de dólares anuales. Con un negocio en constante desarrollo se destacó a las 10 empresas con mayores ventas el año 2016, entre las que asoman: Pfizer, Bayer AG, Novartis AG, Merck&Company Inc, Sinopharm Group Co Ltd, Sonafi SA, GlaxoSmithkline PLC, Gilead Sciences Inc, Roche Holding AG y AstraZeneca.

Las dimensiones de este mercado nos permiten dilucidar sus principales características. La industria farmacéutica y la logística propiamente tal tiene dos grupos de características definidas y centrales: de Calidad y de Servicio; ambas engloban las principales preocupaciones y desafíos que tienen los actores.

La primera de ella (características de calidad) agrupa, por ejemplo, el control de lotes y de caducidades, la trazabilidad, las normativas vigentes a nivel mundial y locales, elevado costo de la no calidad, el tratamiento específico por productos (temperatura controlada, psicotrópicos, incompatibles, etc.). En el segundo grupo (características del servicio) asoman la prontitud y urgencia del suministro, tamaño de lote, servicio por tipo de clientes (laboratorios, canal farmacéutico, hospitales, clínicas, etc.), estacionalidad, elevados niveles de stock para asegurar el abastecimiento, obsoletos y devoluciones y elevado costo del error y las memas.

Es ante esta ‘obligación’ de calidad de servicio y eficiencia, es que el mercado farma y la salud han puesto su mirada en las soluciones tecnológicas, las que asoman como una aliada para enfrentar los desafíos que la operación del día a día les impone. El paciente, la consulta, el procedimiento y el medicamento son sólo algunos de los actores que entran en juego en este mundo; un mundo con una operación de sumo cuidado por lo sensible que es su factor en juego: La vida humana.

TRAZABILIDAD Y TEMPERATURA

Lo que comenzó como un valor agregado o un sello diferenciador es hoy un factor clave para el desarrollo y éxito de este mercado, dado que se ha transformado en una cualidad de confianza y calidad. Así, la trazabilidad se ha convertido en un elemento central para la industria farmacéutica.

Las características de los productos y en muchos casos su delicadeza hacen que la operación logística que los rodea sean rigurosa. Bajo esa lógica, conocer cada uno de los pasos que se da con los medicamentos e insumos, por ejemplo, es fundamental y ya de perogrullo.

Con la entrada en vigencia de la Norma Técnica 147 de “Buenas Prácticas de Almacenamiento y Distribución de Productos Farmacéuticos de uso Humano”, en septiembre de 2013, tanto productores como los diferentes actores de la cadena de abastecimiento se vieron obligados a redirigir el foco de su operación, desde la rapidez de entrega y el control de los costos (eficiencia) operativos, hacia el principio del resguardo de la calidad y seguridad del producto, en toda instancia y hasta su uso final.

Esto factor afectó el diseño de almacenamiento y distribución propiamente tal, debido a características como la humedad, la luz y, especialmente, la temperatura se transformaron en una preocupación para la industria.

La Temperatura es otro de los pilares de esta esta industria en cuanto a su operación logística, el cual está directamente relacionado de variables, tales como las zonas geográficas y condiciones climatológicas a las que se ven expuestos los productos, desde su fabricación hasta su distribución al destino final (paciente).

En tanto, estos requerimientos de temperatura pueden variar desde la condición de refrigeración hasta la de temperatura controlada, dentro de los siguientes parámetros: Condiciones normales de almacenamiento: en locales secos, bien ventilados, a una temperatura entre 15 y 25°C (en determinadas condiciones climáticas hasta 30°C). Condiciones de refrigeración sin congelar entre 2 y 8°C. Condiciones de refrigeración por debajo de 8°C. Condiciones de congelación entre -5° y -20°C. Condiciones de Congelación potente por debajo de -18°C.

Para reducir el riesgo de pérdida de la calidad de los productos por exposición a temperaturas no permitidas se ha debido realizar evaluaciones de riesgo y determinar las mejores alternativas de rutas de transporte, así como la utilización de medidas de control y soluciones de protección térmica; ambas soluciones que la industria en su mayoría contempla.

La función de estos factores, trazabilidad y control de temperatura, no es más ni menos que asegurar que un producto cuente con la calidad requerida, o determinar que ésta se vio afectada y su efecto terapéutico no está garantizado, lo que determina que no puede ser distribuido para ser utilizado en pacientes.

Como conclusión, a este respecto, se puede extraer que un sistema de trazabilidad bien definido y desarrollado puede servir para combatir muchas de las amenazas que actualmente se ciernen sobre el mercado del medicamento para uso humano.

TECNOLOGÍA: UNA MIRADA AL FUTURO

En tiempos en que la transformación digital en las empresas ha dejado de ser una opción, las empresas de la Salud se han sumado a esta tendencia que dejó de ser una opción para convertirse en una necesidad para mirar hacia el futuro.

Frente a este escenario de digitalización, según Mónica Moro, médico y master en dirección de comunicación, en su artículo “Radiografía: Grado de digitalización del sector farmacéutico 2017” hay que atraer a las empresas farmacéuticas “para ser parte activa de la salud digital (eHealth). “Los esfuerzos en 2016 se enfocaron principalmente hacia el paciente para la monitorización y control personalizados de su salud. Estos esfuerzos se han dirigido fundamentalmente a la sanidad móvil, la mHealth en la que se incluyen la historia clínica electrónica, el sistema de receta electrónica y la telemedicina que continúan creciendo en implantación”, afirmó Moro.

En esta dinámica, las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) asoman como una alternativa beneficiosa para la industria, gracias a un sus ‘beneficios’ o ventajas, los cuales podrían agruparse en tres aspectos.  Visibilidad de la cadena de principio a fin y monitorización global de los procesos y de las operaciones, Flexibilidad y Aplicación de cambios tácticos y estratégicos, sin necesidad de grandes inversiones en tiempo y recursos; y Conocimiento.

En paralelo con la gestión física de materiales, la gestión de la información es fundamental para los proyectos de reducción de costes y mejora de la rentabilidad. Es un campo con enormes posibilidades, donde una gestión integrada de todos los datos permite aplicar las técnicas de análisis multivariante para transformar la información en conocimiento, con importantes aplicaciones, por ejemplo, de metodologías como la gestión de la calidad por el diseño en la fabricación industrial de medicamentos.

Académicos y estudiosos de la industria farmacéutica y sus áreas ha concluido que dicho mercado está en el proceso de ingreso a la cuarta revolución industrial, donde gracias a tecnologías disruptivas como el internet de las cosas, el big data y el avance de la automatización y la robótica se llevaría a cabo la conexión total de productos, máquinas y sistemas. Por ello se podrán ofrecer productos finales personalizados, mejorará la cadena logística y se recogerá información desde toda la cadena de valor del producto farmacéutico.

En esta lógica la tecnología no es más que una herramienta de ayuda que tiene la industria farmacéutica y de salud para tomar decisiones acertadas en todos sus procesos.  

EN CHILE ¿UNA SALUD SIN PAPELES?

La salud en Chile, al igual que en el resto del mundo, funciona como una red donde participan diversos actores, instituciones públicas y privadas y por supuesto pacientes. Cada uno de estos participantes genera datos relacionados con la administración, la atención, el financiamiento, entre otros, y las tecnologías de información permiten que esos datos no sólo existan sino que además puedan ser protegidos, ya que en muchos casos de trata de datos sensibles.

La Cuenta Médica Interoperables es el primer proyecto de interoperabilidad de acuerdo a estándares internacionales en Chile. El proyecto, coordinado por Fonasa, Salud+Desarrollo y CENS busca lograr trazabilidad financiera y sanitaria de los pacientes. Entre los prestadores involucrados están Megasalud, Clínica Dávila, Clínica Indisa, Bupa y los servicios de salud de Araucanía Sur, Talcahuano y Maule. Participan también proveedores de tecnología como Rayen Salud, Intersystems e INDRA.

Aisén Etcheverry, Directora Ejecutiva de Comité de Transformación Digital, señaló que “el proyecto nace como una extensión de la transformación digital que exitosamente ha llevado adelante Fonasa y como una manera de, desde ese esfuerzo, impactar positivamente al sector. Interoperar nos va a permitir agilizar los procesos de atención, mejorar la información disponible y generar competencia en los mercados. Queremos apoyar a los proveedores para que sean más competitivos y así mejorar la economía, pero sobre todo para tener una mejor experiencia en la atención de pacientes”.

La iniciativa permitirá que los sistemas de registro clínico electrónico, que cuenta con la información histórica y actual de los pacientes, reduzcan el número de exámenes que se replican, dando también más herramientas al médico para la toma de decisiones, la posibilidad de reportar estadísticas sanitarias certeras y también contar con una gestión más eficiente de recursos escasos como camas, ambulancias o especialistas. En la medida de que éstos cumplan con estándares e interoperen, contribuirán al mejoramiento global del sistema.

“Con esta iniciativa avanzaremos hacia una salud sin papeles, para lo cual es necesario igualar los procesos, incorporar estándares de interoperabilidad y generar las capacidades en la red para trabajar según este nuevo paradigma”, indicó Etcheverry. Y agregó: “Es importante destacar que la seguridad de la información es clave. En ella se basa también la confianza en el sistema y el trabajo que se ha desarrollado es de acuerdo a estándares y buenas prácticas internacionales, por lo tanto es completamente acorde a las leyes vigentes y de la sensibilidad de la información que se maneja”.